Betriebskostenabrechnung erstellen: Elf Tipps für Vermieter

Die meisten Vermieter haben eine Hausverwaltung an ihrer Seite, die sich routiniert und erfahren um die alljährliche Betriebskostenabrechnung kümmert, aber gerade sogenannte „kleine“ Vermieter, solche, die vielleicht nur ein bis zwei Wohnungen besitzen, die sie vermieten, können viele Dinge falsch machen, die dann einen Rattenschwanz an Unannehmlichkeiten hinter sich herziehen. Wenn Sie also weder Ärger mit Ihrem Mieter haben, noch auf Geld verzichten wollen, dann halten Sie sich an unseren guten Rat! Wir haben neun Tipps für die Erstellung einer rechtssicheren Betriebskostenabrechnung für Sie zusammengestellt.

Themen auf dieser Seite zur Betriebskostenabrechnung im Überblick:

Tipp 1: Es gilt die Einjahresfrist!

Wenn Sie eine Immobilie vermieten– und die Betriebskosten an den Mieter weitergeben wollen, müssen Sie eine Frist beachten. Grundsätzlich gilt: Sie müssen dem Mieter die Betriebskostenabrechnung innerhalb eines Jahres zukommen lassen. Die Frist beginnt am Ende des vorangegangenen Abrechnungszeitraums. Versäumen Sie die Frist, dann riskieren, die dass Sie keine Nachforderungen mehr stellen können, falls sich an den Abrechnungswerten noch etwas ändert. Anders verhält es sich bei dem Mieter: er kann Änderungen weiterhin zu seinen Gunsten geltend machen. Die Einjahresfrist gilt auch, wenn der Mieter früher ausgezogen ist. Er hat keinen Anspruch darauf, die Abrechnung früher zu erhalten.

Tipp 2: Beachten Sie die Widerspruchsfristen!

Wenn der Mieter Fehler in seiner Betriebskostenabrechnung entdeckt, hat er ein Jahr Zeit, Widerspruch einzulegen. Diese Frist ist einzuhalten, wird sie versäumt, erlischt der Anspruch auf Widerspruch. Es ist auch wichtig zu wissen, dass Sie als Vermieter drei Jahre Zeit haben, um ausstehende Kosten von Ihrem Mieter einzutreiben, danach verjährt Ihr Anspruch.

Tipp 3: Beachten Sie den korrekten Abrechnungszeitraum!

Der Zeitraum für die Betriebskostenabrechnung beträgt grundsätzlich ein Jahr. Dabei speilt es keine Rolle, ob das Jahr von Januar bis Dezember gerechnet wird oder von Juli bis Juni.

Tipp 4: Achten Sie auf Vollständigkeit!

Wichtig ist, dass der Mieter Ihre Abrechnung nachvollziehen kann. Er muss über die Verteilerschlüssel informiert sein, die Sie zugrunde gelegt haben. Nur dann ist die Betriebskostenabrechnung formal gültig. Sie müssen also alle Kosten zusammenstellen, den Verteilerschlüssel erklären, die Vorauszahlungen des Mieters abrechnen und den Anteil ausweisen, den der Mieter zu zahlen hat. Außerdem erfordert das Gesetz noch die Angabe des Zeitraumes, auf den sich die Betriebskostenabrechnung bezieht. Verwenden Sie keine Abkürzungen- das kann zur Unwirksamkeit der Abrechnung führen!
Korrekturen sind gestattet, solange es sich um Korrekturen handelt, die dem Mieter zu Gute kommen- Korrekturen, die zugunsten des Vermieters gehen, dürfen im Nachhinein nicht mehr vorgenommen werden.

Tipp 5: Halten Sie die Form ein!

Versenden Sie die Betriebskostenabrechnung immer mit der Post. Eine schriftliche Form ist unumgänglich- also nicht per Fax oder E-mail. Denken Sie an Ihre persönliche Unterschrift. Natürlich könnten Sie nachbessern, aber der Mieter darf die Betriebskostenabrechnung erst einmal zurückweisen, wenn die Form nicht eingehalten ist.

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Tipp 6: Richtig abrechnen!

Berechnen Sie nur, was auch vereinbart wurde. Grundsätzlich dürfen Sie wiederkehrende Kosten auf den Mieter umlegen, die auch von ihm verursacht wurden oder nach dem Katalog der Betriebskostenverordnung vorgesehen sind. Allerdings darf der Vermieter auch „sonstige“ Betriebskosten geltend machen- also er kann zum Beispiel Gartenpflege abrechnen, wenn der Garten erst später angelegt wurde und nicht im Mietvertrag berücksichtigt werden konnte.

Hier eine Auflistung der Betriebskosten:

  • Grundsteuer
  • Wasser und Abwasser
  • Heizung, Warmwasser
  • Ggf. Fahrstuhlkosten
  • Gebäudereinigung und Gartenpflege
  • Müllabfuhr, Winterdienst
  • Beleuchtung
  • Hausmeister
  • Schornsteinfeger
  • Versicherungen (sofern sie das Mietverhältnis betreffen)
  • Gemeinschaftseinrichtungen
  • Sonstige Betriebskosten

Wird vom Vermieter kein Verteilerschlüssel festgelegt, dann wird in der Regel nach Quadratmetern umgelegt. Bei Heizkosten gelten gesonderte Regelungen. Wasser- und Abwasserkosten können nur dann nach Verbrauch berechnet werden, wenn alle Wohnungen über Wasseruhren verfügen.

Tipp 7: Heizkosten richtig abrechnen!

Bei den Heizkosten gibt es eine Regelung, nach der mindestens 50% und höchstens 70% nach Verbrauch auf den Mieter verteilt wird. Der Rest wird in der Regel nach Quadratmetern umgelegt. Bei älteren Immobilien müssen 70% nach Verbrauch umgerechnet werden.

Tipp 8: Nicht umlagefähige Kosten richtig erfassen!

Wenn Kosten durch einmalige Vorkommnisse anfallen und der Mieter sie nicht zu verantworten hat, dann müssen sie vom Vermieter getragen werden. Dazu gehören zum Beispiel Kosten für Leerstand, Verwaltungskosten oder außerordentliche Kosten durch eine Rechtsschutzversicherung. Des Weiteren dürfen Reparaturen und Sanierungen nicht auf den Mieter umgelegt werden. Sollte der Hausmeister zum Beispiel etwas in Stand setzen, dann dürfen Sie die Kosten nicht auf den Mieter abwälzen.

Tipp 9: Der richtige Verteilerschlüssel!

Es gibt vier Möglichkeiten, die Kosten auf die Mieter umzulegen: nach Quadratmetern, nach der Anzahl der Personen, die in der Wohnung leben, nach Verbrauch oder nach Wohneinheit. Der Umlageschlüssel sollte vor Beginn des Mietverhältnisses feststehen und in den Mietvertrag aufgenommen werden. Manchmal entscheidet auf die Betriebskostenart über den Verteilerschlüssel wie zum Beispiel bei den Heizkosten. Ist nichts weiter vereinbart, dann werden die Betriebskosten nach Wohnfläche aufgeteilt. Das ist auch wichtig für den Mieter zu wissen, der sich möglicherweise völlig umsonst zu Sparmaßnahmen zwingt. Auf jeden Fall ist wichtig, dass der Mieter über den Verteilerschlüssel informiert ist und ihn versteht.

Tipp 10: Änderung des Abrechnungsschlüssels nur in Ausnahmefällen!

Grundsätzlich gilt, dass der Vermieter den Verteilerschlüssel nicht eigenmächtig ändern darf- er braucht immer das Einverständnis des Mieters. Eine Besonderheit entsteht allerdings dann, wenn eine personenbezogene Abrechnungsart erst möglich wird, indem zum Beispiel Wasseruhren oder ähnliches eingebaut werden. Dann darf der Vermieter über den Verbrauch abrechnen, auch wenn das so nicht im Mietvertrag steht.

Tipp 11: Schießen Sie nicht über das Ziel hinaus!

Wenn die Betriebskosten steigen, dann dürfen Sie als Vermieter selbstverständlich die gestiegenen Kosten an den Mieter weitergeben- Sie dürfen aber nicht vorausschauend schon mal vorsorglich einen zusätzlichen Zuschlag für weitere zu erwartende Preissteigerungen erheben. Grundsätzlich gilt, dass nur abgerechnet werden kann, was tatsächlich angefallen ist.

Betriebskostenabrechnung: FAQs​

Wird eine Immobilie vermietet entstehen durch nie Nutzung und Pflege des Objektes Nebenkosten. Ein nicht unerheblicher Teil der Nebenkosten sind umlagefähige Kosten, welche an den Mieter mittels einer Betriebskostenabrechnung weitergegeben werden können. Diese nennt man Betriebskosten. Lesen Sie in unserem Ratgeber alles über die Betriebskostenabrechnung.

Der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten ist, dass Betriebskosten der umlagefähige Teil der Nebenkosten sind, der an den Mieter weitergegeben werden kann. Mehr Informationen zur Betriebskostenabrechnung finden Sie hier.

In eine Betriebskostenabrechnung gehört zum Beispiel Steuern, Versicherungspolice, das Gehalt des Hausmeisters, die Wartung der Heizung, jährliche Wartungsarbeiten und vieles mehr. Die Kosten für Reparaturen lassen sich nicht umlegen und sind nicht Teil der Betriebskosten.

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