Nebenkostenabrechnung erstellen: Das müssen Vermieter beachten
Immer wieder kommt es vor, dass Vermieter nicht sicher sind, welche Kosten sie in die Nebenkostenabrechnung aufnehmen können und welche Fristen bei der Abrechnung einzuhalten sind. Wir zeigen, wie eine korrekte Nebenkostenabrechnung auszusehen hat und welche Faktoren bei der Erstellung Beachtung finden müssen. Als Basis für eine fehlerlose Nebenkostenabrechnung (oder auch Betriebskostenabrechnung) gilt die Betriebskostenverordnung. In unserem Ratgeberartikel informieren wir Sie umfassend über die Erstellung einer Nebenkostenabrechnung und bieten Ihnen ein kostenloses Musterformular zum Download an:
Themen auf dieser Seite zur Nebenkostenabrechnung im Überblick:
- 1. Was sind Nebenkosten?
- 2. Wie sieht die korrekte Form einer Nebenkostenabrechnung aus? Kostenloses Muster zum Download.
- 3. Welche Fristen müssen bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung beachtet werden?
- 4. Welche Sonderfälle sind bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zu berücksichtigen?
- 5. Welche Fehler gilt es in der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden?
- 6. Hilfe bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung
1. Was sind Nebenkosten?
Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind alle Kosten, die zusätzlich zur Miete durch das Vermieten einer Wohnung oder eines Hauses anfallen. Genau genommen sind die Betriebskosten die Summe aller Nebenkosten. Wichtig ist, zu beachten, dass durchaus nicht alle anfallenden Kosten als Nebenkosten bezeichnet werden dürfen.
1.1. Welche Kosten gehören in die Nebenkostenabrechnung?
In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist genau festgelegt, welche Betriebskosten laut Paragraph 2 durch den rechtmäßigen Gebrauch der Immobilie, des Grundstücks oder der Anlage entstehen und somit als Betriebskosten anerkannt sind. Folgende Kosten werden laut § 2 BetrKV als Betriebskosten definiert:
- Laufende Lasten des Grundstücks inklusive der Grundsteuer
- Kosten zu Bereitstellung der Wasserversorgung
- Entwässerungskosten inklusive Haus- und Grundstücksentwässerung
- Betriebskosten der Heizungsanlage inklusive Abgasanlage und die Kosten für verbrauchte Brennstoffe
- Betriebskosten der Warmwasseranlagen sowie deren Wartungen
- Personen- und Lastenaufzüge
- Kosten der Müllbeseitigung und Straßenreinigung
- Gebäudereinigung
- Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtungskosten des Gebäudes sowie der Außenanlagen
- Schornsteinfeger
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hausmeisterkosten
- Betriebskosten für Antennen- und Empfangsanlagen
- Wäsche- und Trockenräume
- Sonstige Betriebskosten
In §1 der BetrKV (Betriebskostenverordnung) ist festgelegt, dass „Sonstige Betriebskosten“ in der Abrechnung nicht detailliert aufgeführt werden müssen, sofern im Mietvertrag festgelegt wurde, was unter „Sonstige Betriebskosten“ zu verstehen ist (wie zum Beispiel die Wartung von Rauchmeldern und Alarmanlagen). Bei der Vermietung von gewerblichen Räumen dagegen müssen die sonstigen Betriebskosten auch in der Nebenkostenabrechnung ausdrücklich angegeben werden.
Gut zu wissen
Weitere Nebenkosten, die in der Aufzählung nicht enthalten sind, müssen explizit angegeben werden. Beachten Sie hierbei, dass diese Nebenkosten den Anforderungen des § 1 der BetrKV entspricht.
1.2. Welche Kosten gehören nicht in die Nebenkostenabrechnung?
Folgende Kostenpositionen sind nicht umlagefähig und somit kein Teil der Nebenkosten:
- Instandhaltungskosten
- Reparaturkosten
- Grunderwerbssteuer, Erbschaftssteuer, Einkommenssteuer
- Hausrat- oder Rechtsschutzversicherungen
- Verwaltungskosten
- Abschlussgebühren für Kabelanschlüsse
- Wartung von Gasanlagen
- Kosten für leerstehende Wohnungen
- Zinsen auf Immobilienkredite
- Kosten für den Steuerberater
1.3. Wie werden die Nebenkosten im Mietvertrag erwähnt?
Falls Vermieter im Mietvertrag alle umlagefähigen Nebenkosten aufgelistet haben, dann dürfen sie auch nur die aufgelisteten Kosten abrechnen. Nachträglich können keine weiteren Kosten abgerechnet werden. Man entgeht dieser Falle, indem man im Mietvertrag „sämtliche Betriebskosten“ erwähnt. Dieser Begriff ist gesetzlich definiert und üblich (BHG).
Wenn die Nebenkosten im Mietvertrag nicht erwähnt werden, dann darf eine Pauschale abgerechnet werden, das heißt alle Nebenkosten ausgenommen der Heiz- und Warmwasserkosten. Bei der Pauschale ist zu beachten, dass diese Pauschale gilt, auch wenn die tatsächlichen Kosten mal darunter liegen. Der Vermieter muss dem Mieter nichts zurückzahlen. Gleichzeitig gilt auch der umgekehrte Fall: wenn die tatsächlichen Kosten über der Pauschale liegen, muss der Mieter nur Nebenkosten in Höhe der Pauschale zahlen. Nicht alle Kosten, die bei der Vermietung einer Wohnung oder eines Hauses entstehen, dürfen über die Nebenkosten auf den Mieter abgewälzt werden.
Gut zu wissen
Auch gewerbliche Mieter erhalten eine jährliche Nebenkostenabrechnung. Da bei gewerblichen Mietern andere Nebenkosten anfallen, als bei privaten Mietern, reicht es nicht aus die Kosten unter dem Punkt „sonstige Betriebskosten“ aufzuführen. Stattdessen müssen diese gesondert und detailliert in der Nebenkostenabrechnung aufgeführt werden.
2. Wie sieht die korrekte Form einer Nebenkostenabrechnung aus? Kostenloses Muster zum Download.
Stehen alle Positionen in der Nebenkostenabrechnung fest, kann die Abrechnung mit dem Mieter erfolgen. Damit die Nebenkostenabrechnung erfolgreich vorgenommen werden kann und keine Fehler bei der Abrechnung entstehen, stellen wir Ihnen ein kostenloses Muster einer Nebenkostenabrechnung inklusive Anschreiben zum Download zur Verfügung:
Es ist wichtig, dass gewisse Formalien eingehalten werden, damit sie rechtlich bindend ist. Werden formelle Fehler gemacht, kann der Mieter sie als nicht zugestellt betrachten und braucht nichts zu bezahlen. In eine Nebenkostenabrechnung gehören zwingend folgende Punkte:
a) Der Abrechnungszeitraum
Der Zeitraum, in dem abgerechnet wird, beträgt immer ein Kalenderjahr. Das muss nicht unbedingt heißen, dass vom 1.1. bis zum 31.12. gerechnet werden muss – es kann auch vom 31.3. bis zum 28.2. gerechnet werden, es müssen nur 12 Monate sein, die zwischen den beiden Abrechnungstagen liegen.
b) Die Einzelkosten
Die einzelnen Kosten müssen für den Mieter nachvollziehbar angegeben werden. Dabei reicht es, wenn zum Beispiel „Wasser“ neben dem Betrag steht. Wichtig ist, dass nur Kosten angegeben werden, die auf den Mieter umgelegt werden dürfen. Die einzelnen Kostenpositionen müssen nachvollziehbar aufgelistet werden.
c) Der Umlageschlüssel
In jeder Nebenkostenabrechnung sollte transparent nachvollziehbar sein, nach welchem Verteilerschlüssel die Kosten auf die einzelne Wohneinheit umgelegt worden sind. Ist im Mietvertrag kein Verteilerschlüssel angegeben, dann gilt nach §556a, Abs. 1 BGB die Aufteilung der kalten Betriebskosten nach dem Anteil an der Gesamtwohnfläche des Hauses. Die warmen Betriebskosten dagegen müssen nach einem bestimmten Schlüssel verbrauchsabhängig abgerechnet werden: Heizkosten müssen mindestens zu 50% und höchstens zu 70% nach Verbrauch abgerechnet werden. Das kann allerdings abweichen: ist eine Wohnung sehr schlecht isoliert, kann eine höhere Abrechnung nach Verbrauch erfolgen. Der Rest der warmen Heizkosten wird nach §7 Heizkostenverordnung über die Wohnfläche verteilt. Es gibt Verteilerschlüssel, die sich nach dem Verbrauch, nach der Personenanzahl, nach Wohneinheit oder nach Anteil der Wohnflächenberechnung richten.
2.1. Wie hoch sollten die Nebenkosten sein?
Es gibt eine Faustregel, nach der die Nebenkosten ungefähr zwischen 2 und 3 Euro pro Quadratmeter und Monat liegen sollten. Bei einer Wohnung von 70 qm also etwa bei 175 Euro. Alles, was darüber liegt, sollte genauestens geprüft werden, falls man nicht in einer Wohnung mit hohem Serviceaufwand wie zum Beispiel mit einem Schwimmbad im Keller wohnt. Grundsätzlich sollte der Aufwand für die Nebenkosten nicht mehr als 10 % über dem Durchschnitt liegen.
3. Welche Fristen müssen bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung beachtet werden?
Wir haben bereits erwähnt, dass der Abrechnungszeitraum 12 Monate beträgt, zum Beispiel vom 1.1.22 bis zum 31.12.22. Die Abrechnung über die Nebenkosten, die in diesem Zeitraum angefallen sind, muss innerhalb des folgenden Jahres erfolgen, also spätestens am 31.12.23 vorliegen (§556, Abs,3 BGB). Fällt dieser Tag auf einen Sonntag oder einen Feiertag, muss die Abrechnung an dem darauffolgenden Wochentag zugestellt sein. Wird diese Frist überschritten, kann der Vermieter normalerweise keine Forderungen an den Mieter mehr stellen, es sei denn, er hat es erwiesenermaßen nicht zu verantworten, dass die Frist überschritten worden ist.
Es kommt vor, dass Energie- und Wasserversorger ihre Rechnung nicht in demselben Zeitraum erstellen, wie der Vermieter. In diesem Fall darf der Vermieter dem Mieter trotzdem den gesamten Rechnungsbetrag zurechnen, weil sich eine Überzahlung im Folgejahr wieder ausgleichen würde. Hier gilt das sogenannte Abfluss- oder Leistungsprinzip. Sollte allerdings ein Mieter durch diese Art der Abrechnung zu sehr belastet werden, darf das Abfluss- oder Leistungsprinzip nicht angewendet werden und die Kosten müssen nach Anteil des Abrechnungszeitraumes aufgeteilt werden. Das gilt zum Beispiel auch für die Position „Heizkosten“.
Noch zu erwähnen wäre, dass bei der Nebenkostenabrechnung eine Verjährung greifen kann. Fällt es einem Vermieter erst nach Ablauf von drei Jahren auf, dass der Mieter eine Nebenkostenabrechnung nicht bezahlt hat, dann verliert er sein Recht auf die Bezahlung des Betrages. Falls der Mieter gegen die Nebenkostenabrechnung Widerspruch einlegen will, muss er das innerhalb eines Jahres nach Zugang tun (§556 Abs.3).
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4. Welche Sonderfälle sind bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung zu berücksichtigen?
Es gibt immer mal wieder Situationen, in denen es nicht möglich ist, standardisiert abzurechnen, sondern in denen besonderen Umständen Rechnung getragen werden muss.
Zum Beispiel:
a) Mitten im Jahr wechselt der Mieter
Wenn es mitten im Abrechnungszeitraum zu einem Mieterwechsel kommt, muss sowohl für den scheidenden als auch für den neuen Mieter eine zeitanteilige Abrechnung erstellt werden. Deshalb ist es erforderlich, im Beisein des gehenden Mieters alle Verbrauchsuhren abzulesen und den genauen Ablesezeitpunkt schriftlich festzuhalten. Das muss vor dem Ende des Mietverhältnisses geschehen und innerhalb des Abrechnungszeitraumes.
b) Mieter fallen mit ihrem Verbrauchsverhalten aus dem Rahmen
Wenn Mieter ein besonders Verbrauchsverhalten an den Tag legen, ist zu empfehlen, für sie ein gesondertes Abrechnungsverfahren zu benutzen, um andere Mieter nicht zu benachteiligen. Zum Beispiel kann es sein, dass ein Mieter aufgrund seines Hobbys besonders viel Strom verbraucht. Oder er hat ein Büro in seiner Wohnung und hohen Kundenzustrom, so dass der Aufzug zu 90% von seinen Kunden benutzt wird. Wird ein Teil der vermieteten Wohnung gewerblich genutzt, kann der Vermieter diesen Teil herausrechnen und gesondert in der Nebenkostenabrechnung ausweisen.
c) Leerstand
Wie anfangs bereits erwähnt, dürfen Betriebskosten, die durch eine leerstehende Wohnung anfallen, nicht auf die vermieteten Wohnungen umgelegt werden. Wenn im Winter eine leerstehende Wohnung geheizt werden muss, weil sich sonst Schimmel bilden könnte, dann darf das nicht das Problem der anderen Mieter sein. Deshalb muss der Vermieter in diesem Fall den Verteilerschlüssel entsprechend ändern.
5. Welche Fehler gilt es in der Nebenkostenabrechnung zu vermeiden?
Fehler in der Nebenkostenabrechnung können zu Problemen zwischen Vermieter und Mieter führen. Damit Sie bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung keine Fehler machen, haben wir Ihnen alle Fehlerquellen aufgelistet, die es zu vermeiden gilt:
- Heizkostenabrechnung
Besonders bei der Heizkostenabrechnung treten immer wieder Fehler auf: entweder verteilt der Vermieter die Kosten nach dem falschen Schlüssel (nach Verbrauch oder Fläche) oder er verteilt die Kosten in der falschen Höhe. Wird zum Beispiel in der Mitte des Abrechnungszeitraum neuer Brennstoff geliefert (Kohlen für den Heizungskeller oder Öl für die Öltanks) dann werden die Reste, die in den jeweiligen Lagerbehältnissen sind, oft nicht berücksichtigt und man geht stets von dem vollständigen Verbrauch der Brennstoffe aus. Außerdem muss in der Heizkostenabrechnung vermerkt werden, wann und zu welchem Preis Brennstoff eingekauft worden ist.
- Warmwasserabrechnung
Eine pauschale Abrechnung wie früher ist nicht mehr möglich. Obwohl seit 2014 in jeder Warmwasseraufbereitungsanlage ein Wärmezähler eingebaut sein, muss, damit der Mieter sinnvoll sparen kann, gibt es immer noch Vermieter, die der Einfachheit halber, nach Quadratmetern abrechnen, was ganz eindeutig ein falsches Bild von dem individuellen Warmwasserverbrauch gibt.
- Keine Regelung über die Nebenkostenabrechnung im Mietvertrag
Es gibt Vermieter, die halten es nicht für nötig, in dem Mietvertrag explizit eine Nebenkostenabrechnung zu regeln und erheben die Nebenkosten pauschal mit der Mietzahlung. Ohne Nebenkostenvereinbarung im Mietvertrag ist eine Nebenkostenabrechnung rechtlich unzulässig.
- Nichteinhaltung von Fristen
Es kommt immer wieder vor, dass eine Nebenkostenabrechnung mit mehr als einjähriger Verspätung beim Mieter eintrifft. Wenn der Vermieter diese Verspätung selbst zu verantworten hat, dann ist die Nebenkostenabrechnung in diesem Fall hinfällig und der Mieter muss nicht zahlen.
- Nicht umlagefähige Kosten
Vermieter sollten sich die umlagefähigen Kosten in der BetrKV genau ansehen. Beziehen sie nicht umlagefähige Kosten ein, verliert die Nebenkostenabrechnung ihre Gültigkeit. Zum Beispiel werden die Betriebskosten von leerstehenden Wohneinheiten fälschlicherweise oft mit abgerechnet. Allerdings kann die ungültige Nebenkostenabrechnung innerhalb des Abrechnungszeitraumes korrigiert werden.
- Vermischung von Wohn- und Gewerberaum
Bei der Vermietung von Gewerberäumen gelten andere Regelungen hinsichtlich der Nebenkostenabrechnung als bei Wohnraum. Sollten Vermieter von Immobilien, in denen beide Arten vorkommen, Kosten für Gewerbe- und Wohnraum nach demselben Schlüssel auf die Mieter verteilen, dann kann die benachteiligte Mietpartei diese Abrechnung erfolgreich anfechten.
Gut zu wissen
Grundsätzlich haben Mieter ohne Angabe von Gründen das Recht alle Kostenbelege, auf deren Grundlage die Nebenkostenabrechnung erstellt wurde, bis zu 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung einzusehen. Vermieter sind gut beraten alle Belege entsprechend aufzubewahren.
6. Hilfe bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung
Private Vermieter fragen sich sicherlich, ob sie sich Hilfe bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung holen sollen. Das hängt natürlich davon ab, wie viele Wohnungen zu vermieten sind. Ist nur eine Betriebskostenabrechnung zu machen, dann ist der Zeitaufwand überschaubar. Wer größere Komplexe zu bewirtschaften hat, sollte sich Rat holen – zum Beispiel bei einem Steuerberater, bei Haus – und Grundbesitzervereinen oder bei einem Fachanwalt für Mietrecht. Ist man computeraffin, kann man sich entsprechende Software-Programme kaufen, die einem helfen, die Nebenkostenabrechnungen vollständig und fehlerfrei zu erstellen.
Nebenkostenabrechnung erstellen: FAQs
Was gehört alles zu den Nebenkosten?
In Paragraph 1 und 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) wird definiert, welche Kosten zu den Nebenkosten gehören. Zu diesen Kosten gehören verbrauchsrelevante Kosten, aber auch verbrauchsunabhängige Kosten. Welche Kosten zu den Mietnebenkosten gehören, erfahren Sie hier.
Bis wann muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Vermieter eine Nebenkostenabrechnung nach einem Jahr, bzw. 12 Monaten erstellen müssen. Üblicherweise wird die Nebenkostenabrechnung immer nach Ablauf eines Kalenderjahres erstellt. Innerhalb einer Frist von drei Jahren darf gegen die Nebenkostenabrechnung Einspruch erhoben werden. Nach Ablauf dieser Frist ist die Möglichkeit auf Einspruch verjährt. Mehr zu diesem Thema.
Ist der Vermieter verpflichtet eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen?
Wie hoch kann eine Nebenkostenabrechnung sein?
Die Höhe der Nebenkostenabrechnung hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe der Wohnung, dem Energieverbrauch und den individuellen Vereinbarungen im Mietvertrag. Es gibt keine pauschale Antwort auf die Frage, wie hoch eine Nebenkostenabrechnung sein darf, da jeder Fall individuell betrachtet werden muss. Die Nebenkostenabrechnung sollte jedoch in einem angemessenen Verhältnis zur tatsächlichen Nutzung der Mietwohnung stehen und darf nicht unverhältnismäßig hoch ausfallen. Grundsätzlich gilt, dass Vermieter nur die tatsächlich entstandenen Kosten auf die Mieter umlegen dürfen. Erfahren Sie hier, worauf es bei der Erstellung einer Nebenkostenabrechnung ankommt.
Welche Kosten gehören zu den Nebenkosten?
Die Nebenkosten sind zusätzliche Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Mietwohnung anfallen. Grundsätzlich können alle Kosten, die für den Betrieb und die Instandhaltung des Gebäudes sowie für die Versorgung der Mieter mit Energie und Wasser anfallen, zu den Nebenkosten gehören. Informieren Sie sich hier, welche Kosten zu den Mietnebenkosten gehören.
Welche Kosten dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden?
Nicht alle Kosten können auf den Mieter umgelegt werden. Die Umlage von bestimmten Kosten ist gesetzlich ausgeschlossen oder eingeschränkt. Beispiele für nicht umlagefähige Kosten sind die Instandhaltungskosten, Renovierungskosten, Verwaltungskosten, Anschaffungskosten, Kosten für Schäden im Verscheiß. Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Regelungen für die Umlage von Kosten im Mietvertrag oder in den gesetzlichen Vorschriften festgelegt sind und daher je nach Einzelfall unterschiedlich sein können. Mehr dazu.
Bis wann muss der Vermieter nach Auszug eine Nebenkostenabrechnung erstellen?
Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Wenn das Mietverhältnis beendet ist, muss die Abrechnung entsprechend früher erstellt werden, damit der Mieter noch die Möglichkeit hat, die Abrechnung zu prüfen und eventuelle Einwände zu erheben. Es ist wichtig zu beachten, dass der Vermieter bei einer verspäteten Abrechnung keinen Anspruch auf Nachzahlungen hat, es sei denn, die Verspätung beruht auf Gründen, die der Vermieter nicht zu vertreten hat. Weiterlesen.
Disclaimer
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